Hoe communiceer je intern tijdens de crisis

Home/Tips & insights/Hoe communiceer je intern tijdens de crisis

Hoe communiceer je intern tijdens de crisis

Het is een zware klus, maar iemand moet het doen …

Was het ooit moeilijker om een communicatieprofessional te zijn? Met de corona-pandemie die onze levens en kantoren weer binnenstroomt, moeten met name interne communicatieteams zich beraden. Terwijl nieuwe ontwikkelingen en richtlijnen zich elk uur openbaren, is het aan hen om de juiste woorden en toon te vinden, vaak op korte termijn. Toch zijn de standaardregels van het gevecht nog steeds van toepassing: houd mensen op de hoogte en betrokken, en zorg ervoor dat elk bericht zijn doel raakt. We bieden enkele elementen aan die hierbij kunnen helpen.

Laten we ter zake komen

Zelfs in betere tijden vinden mensen het niet prettig om overspoeld te worden met onnodige details. Vooral degenen die vrezen voor hun gezondheid en werk, hebben weinig geduld en zijn op hun hoede voor pogingen om onaangenaam nieuws te camoufleren. Bespaar werknemers het achtergrondverhaal van de pandemie en alles wat tot dit punt heeft geleid. Wat belangrijk is, is wat er is veranderd en wat dat betekent: zet dit centraal in elke interne aankondiging.

Laat anderen aan het woord

Bij een crisis wordt het vaak aan de CEO overgelaten – en hij of zij alleen – om namens de hele organisatie te spreken. Maar dit hoeft geen vaste regel te zijn: mensen willen gewoon luisteren naar iemand die weet waarover ze praten. Een van de effectievere beslissingen die regeringen de laatste tijd hebben genomen, is het gebruik van wetenschappers, epidemiologen en specialisten in de gezondheidszorg om het publiek op de hoogte te houden van de pandemie. In jouw geval kan dat betekenen dat aankondigingen worden gedaan door de financiële leiders van jouw organisatie of door gezondheids- en veiligheidsfunctionarissen. Door interne communicatieverantwoordelijkheden te delen, krijg je ook de boodschap dat er een team – en een plan – is om de situatie aan te pakken.

Varieer je aanpak

Een voortdurende uitdaging voor interne teams is hoe ze hun mededelingen fris en boeiend kunnen houden temidden van de groeiende “Corona-vermoeidheid”.  Afwisseling is de sleutel: probeer in plaats van dezelfde wekelijkse corona-update te verspreiden, de frequentie van je aankondigingen te variëren. Het gebruik van een brede mix van media, waaronder infographics, korte video’s of zelfs tekenfilms, zal helpen de aandacht van mensen te trekken en de cyclus van “zoom and gloom” te doorbreken. Zorg ervoor dat je de toon gevoelig houdt.

Duidelijkheid ten koste van alles

Niemand houdt van gemengde berichten, vooral als er banen en levens op het spel staan. Als communicator in een crisis is het je eerste verantwoordelijkheid om te zeggen waar het opstaat. Je hebt misschien geen controle over de informatie die naar het kantoor of op de werkvloer wordt doorgegeven, maar je kunt wel bepalen hoe deze wordt verstrekt. En dat betekent duidelijke, alledaagse taal gebruiken.

Bedrijfsformuleringen als “we onderzoeken de mogelijke rationalisatie van ons personeelsbestand” zijn moeilijk te interpreteren, vooral voor niet-moedertaalsprekers. “Misschien moeten we personeel ontslaan” is een duidelijker, menselijker uitgangspunt. Duidelijkheid is echter subjectief en het kan moeilijk zijn om te zeggen hoe bepaalde formuleringen massaal zullen worden geïnterpreteerd. Vraag collega’s van verschillende afdelingen om je inhoud te beoordelen of raadpleeg een tekstredacteur voordat je je bericht verstuurt.

Communicatie is tweerichtingsverkeer

Met weinig controle over hun externe omgeving kunnen werknemers zich gemakkelijk machteloos voelen. In een crisis willen mensen meer dan ooit de kans krijgen om terug te praten, vragen te stellen en hun stem te laten horen. Gebruik je interne communicatie om collega’s te laten weten wat deze kanalen zijn en hoe ze deze kunnen gebruiken, en wat voor reactie ze kunnen verwachten.

Neem voor ondersteuning voor interne of crisiscommunicatie vandaag nog contact op met Narrative Labs om met een lid van ons team te spreken.

More tips & insights

By |oktober 18th, 2020|Tips & insights|Reacties uitgeschakeld voor Hoe communiceer je intern tijdens de crisis
Go to Top